Ein Online Abrechnungssystem ermöglicht die Durchführung von Online-Zahlungsvarianten wie zum Beispiel Lastschrift, Vorkasse, Kreditkarte sowie Bezahl per Abruf, Bezahlen per SMS, Paysafecard oder Paydirekt im Online- sowie Offline-Geschäft mit Ihren Kunden. Entsprechend können Sie Ihren Kunden mit einem solchen Abrechnungssystem ein sehr breites Spektrum an Abrechnungssystemen anbieten, aus denen der Kunde wählen kann.
Während traditionelle Abrechnungssysteme vorrangig Lastschrift und Vorkasse sowie den Kauf auf Rechnung anbieten, ergänzen Online-Tools die Palette an möglichen Zahlvarianten noch digitale Alternativen. Gleichzeitig bieten diese noch eine Fülle weiterer Vorteile. Ein Online Abrechnungssystem basiert diesbezüglich auf einer speziellen Softwareanwendung, die hohe Sicherheitsstandards und zahlreiche Automatisierungsfunktionen bietet. Nutzen Sie Abrechnungssysteme zum Beispiel zur automatisierten Rechnungsstellung und Zahlungsüberwachung, beziehungsweise Durchführung in Ihrem Online-Shop oder für Ihr Unternehmen.
Sollten Sie noch nicht über ein derartiges System verfügen, kann das unter anderem starke Wettbewerbsnachteile für Sie bedeuten. Denn manuelle Abrechnungssysteme gelten nicht nur als ineffizient, sondern verursachen in der Regel auf höhere Kosten und einen höhere (vor allem personellen) Aufwand. Der nun folgende Artikel soll sich daher einmal mit den umfassenden Funktionalitäten sowie Einsatzgebieten für digitale Abrechnungssysteme befassen. Außerdem sollen ein paar praktische Beispiele für diese aufgezeigt werden.
Was ist ein Online Abrechnungssystem?
Bei einem Online Abrechnungssystem handelt es sich um eine Software- oder Cloudlösung, die die automatisierte Rechnungsstellung, Zahlungsüberwachung, Abbuchung sowie Verwaltung des internen Rechnungswesens erlaubt. Je nach Rechnungssoftware kann diese zudem die folgenden Prozesse erleichtern:
- die Erstellung und das Anpassen von Rechnungen
- die (automatische) Versendung von Rechnungen
- die Überwachung offener Posten sowie von Zahlungseingängen auf Ihrem Geschäfts- oder Unternehmenskonto
- die Generierung und Auswertung von (Zahlungs-)Berichten
- ein (automatisiertes) Mahnwesen
- eine (automatische) Integration von Rabatten oder Boni in Rechnungen
- und unterstützt bei der Zuarbeit zu Jahresabschlüssen oder Nachweisen für das Finanzamt
Im Gegensatz zu einem manuellen Abrechnungssystem arbeitet ein digitales Abrechnungssystem also automatisiert und ermöglicht zahlreiche Zusatzfunktionen wie zum Beispiel Adhoc-Analysen.
Wer nutzt Abrechnungssysteme?
Ob Rechnungserstellung oder die Überwachung von Forderungen und Verbindlichkeiten – digitale Abrechnungssysteme werden heute in allen Bereichen der Wirtschaft eingesetzt. Besonders häufig zum Einsatz kommen digitale Abrechnungssysteme vor allem in Inkassounternehmen Hannover, in Arztpraxen sowie in der Finanzbuchhaltung von Unternehmen jeglicher Art. Aber auch Anwälte schätzen die zahlreichen Vorzüge eines voll automatisierten Abrechnungssystems. In den jetzt folgenden Unterabschnitten erfahren Sie daher einmal mehr über die beliebtesten Einsatzgebiete digitaler Abrechnungssysteme.
Finanzbuchhaltung
In der Finanzbuchhaltung bieten digitale Abrechnungssysteme vielseitige Funktionen für die individuelle Auftragsbearbeitung, die Warenwirtschaft und das Controlling. Inkludiert sind hier meist Tools für folgende Dinge:
- Abbildung digitaler Kassenbücher
- Erstellung von EÜR, E-Bilanz und Anlagenbuchhaltung
- Online-Banking-Lösungen mit automatischem Kontoauszugsabgleich
- automatisiertes Bestellwesen und eine digitale Archivierung der Belege
- Anfertigung von E-Rechnungen
- Cloud-Anbindungen an weitere Programme
Ein Online Abrechnungssystem hilft Ihnen in Ihrer individuellen Finanzbuchhaltung also vor allem in puncto Buchhaltung, Controlling und im Banking und ist daher speziell in diesem Bereich von unschätzbarem Wert.
Inkassounternehmen
Einen weiteren Kerneinsatzbereich für digitale Abrechnungssysteme stellen aber auch Inkassounternehmen Hannover, Hamburg oder Bremen dar. Unabhängig vom Standort ist deren Tagesgeschäft bekanntlich die Einholung von Forderungen für Ihre Mandanten. Diesbezüglich unterstützt ein Abrechnungstool ein Inkassobüro vorrangig bei der Überwachung der einzelnen Forderungen und der Überprüfung zwischenzeitlicher Zahlungseingänge. Neben dem individuellen Tagesgeschäft profitieren Inkassobüros aber auch selbst von der Nutzung eines solchen Systems, welches diese hilfreiche Unterstützung in den folgenden, innerbetrieblichen Abläufen bietet:
- automatische Erstellung von Rechnungen (mit Inklusion unterschiedlicher Rechnungspost wie beispielsweise Ermittlungskosten, Bearbeitungsgebühren, Provisionskosten oder Erstattungsansprüche)
- automatische Überweisung von Verbindlichkeiten (seitens des Inkassounternehmens in Form von Guthaben an seine Mandanten)
- interne Buchführung und Controlling
- als Daten- und Nachweisquelle für die Erstellung von Jahresabschlüssen
Anwälte
Cloudbasierte Abrechnungssysteme es natürlich auch für den Anwalt – und zwar in Form von spezieller Kanzleisoftware. Diese hilft Anwälten unter anderem bei der Aktenführung, indem diese über angeschlossene Datenbanken verfügt. Weiterhin ermöglicht diese ein ganzheitliches Dokumenten- und Zeitmanagement bis hin zur kompletten Abrechnung von Mandanten. Bei einer Kanzleisoftware stehen daher eher die folgenden Features im Vordergrund:
- Abrechnung von Honoraren sowie Beratungsgebühren
- Spracherkennung für das Erstellen von Mandantenkommunikation und Dokumenten
- automatisiere Zahlungsüberwachungen
- Buchhaltung
Kaum ein Anwalt kommt daher heute noch ohne die vorteilhafte Hilfe eines digitalisierten Abrechnungssystems aus. Speziell in puncto Rechnungserstellung und der Überwachung von Belegen ist ein derartiges System hier besonders wertvoll.
Arztpraxen
Auch eine Arztpraxis stellt ein Haupteinsatzgebiet für digitale Abrechnungssysteme dar. Hier werden ärztliche Leistungen mit den jeweiligen Krankenkassen abgerechnet. Ein Online Abrechnungssystem sorgt hier für eine professionelle sowie formal korrekte Rechnungserstellung. Speziell in einer Arztpraxis werden die meisten Leistungen bargeldlos bezahlt, weshalb eine digitale Abrechnungssoftware zur Rechnungserstellung hier besonders wichtig ist. Gleichzeitig überwacht die Software alle eingehenden Zahlungen und damit alle Forderungen einer Arztpraxis gegenüber einer Krankenkasse oder Privatpatienten. Ebenso lassen sich mit einem digitalen Abrechnungssystem für Arztpraxen auch alle Verbindlichkeiten dieser im Überblick behalten – zum Beispiel alle monatlichen Ausgaben für Energie, Miete sowie Lohn- und Nebenkosten.
Beispiele für Online Abrechnungssysteme
Ob nun Inkassounternehmen Hannover, Arztpraxis, Anwalt oder in der Finanzbuchhaltung – ein digitales Abrechnungssystem ist aus vielen Bereichen der Wirtschaft heute nicht mehr wegzudenken. Immer beliebter wurden innerhalb der vergangenen Jahre vor allem Online-Service, die mehr und mehr manuelle Abrechnungssysteme ersetzen und somit eine Verwaltung des internen Rechnungswesens via Browser ermöglichen. In den nun folgenden Unterabschnitten sollen speziell für die Endkundenbereiche Inkassounternehmen Hannover sowie Arztpraxis und Anwalt ein paar praktische Beispiele für digitale Abrechnungssysteme aufgezeigt werden.
Gaviti als adäquates Abrechnungssystem für Inkassounternehmen
Die Softwarelösung Gaviti bietet ein innovatives System für das Forderungsmanagement und für den Forderungseinzug. Es integriert übersichtliche Dashboards sowie Insight-Bildschirme, mit denen Kunden und Mandanten, beziehungsweise Zahlungen jederzeit im Überblick behalten werden können. Durch intelligente und automatisierbare Workflows stellt dieses Tool zudem eine echte Erleichterung im alltäglichen Betriebsablauf von Inkassounternehmen dar.
DENSoffice als ideale Lösung für Zahnärzte
Das Softwaretool DENSoffice hingegen ist für den Einsatz in modernen Zahnarztpraxen gedacht und bietet ein breites Spektrum an vorteilhaften Funktionalitäten. Darunter fallen unter anderem die Abrechnung, verschiedenste Wirtschaftlichkeitsanalysen, ein ganzheitliches Praxismanagement sowie integrierte Features zur Dokumentation und für das Terminmanagement. Damit dient DENSoffice als All-in-One-Abrechnungssystem für Zahnärzte und deckt nebst der eigentlichen Abrechnungsfunktionalitäten noch zahlreiche, weitere, facharztspezifische Anforderungen ab.
Vertec bietet Anwaltskanzleien ein effektives Mandantenmanagement
Vom Erstkontakt bis zur Fakturierung bietet die fortschrittliche Rechtsanwaltskanzlei-Software namens Vertec ebenfalls eine Vielzahl an Funktionalitäten, die speziell auf das Tagesgeschäft eines Anwalts zugeschnitten sind. Darunter fallen unter anderem eine schnelle und automatisierte Rechnungserstellung, ein effizientes Mandantencontrolling sowie ein umfassendes Dokumentenmanagement nebst angeschlossener Datenbank. Anhand von Checklisten und farblich abwechslungsreichen Dashboards haben Sie zudem jederzeit alle relevanten Anforderungen im Überblick.
Fazit
Online Abrechnungssysteme sind in vielen Bereichen, in denen Leistungen elektronisch abgerechnet werden, heute allgegenwärtig. Sie sparen ihren Anwendern Zeit, Geld und (vor allem personelle) Ressourcen. Außerdem steigern diese die Qualität des internen Rechnungswesens und helfen dabei, potenzielle Abrechnungsfehler zu umgehen und Rechnungen pünktlich zu zahlen, beziehungsweise Forderungen rechtzeitig einzutreiben.
Das spart unter Umständen nicht nur unnötige Folgekosten, sondern wirkt nach außen hin auch wesentlich professioneller. Speziell die Suche nach einem geeigneten Abrechnungssystem – insofern noch nicht vorhanden – gestaltet sich aber vielerorts als schwierig. Hier hilft es jedoch, sich zunächst einen Überblick über alle Anforderungen an das jeweilige Online Abrechnungssystem zu verschaffen und sich dann auf die Suche nach passenden Anbietern, beziehungsweise Abrechnungslösungen zu machen. Da sich die gesetzlichen Anforderungen bezüglich einer formal korrekten Abrechnung immer weiter verschärfen, sollten daher auch Sie über die Etablierung eines vorteilhaften Abrechnungssystems in Ihrem Hause nachdenken!
