Klassische Telefonleitungen werden heute zwar zum Teil noch bei alten Anschlüssen genutzt. Doch wer einen neuen Festnetzanschluss benötigt, erhält in der Regel eine sogenannte VOIP Rufnummer. Die Abkürzung steht für Voice over IP und drückt damit aus, was hinter ihr steckt, nämlich die Internettelefonie. VOIP Telefonanlagen bieten zahlreiche Vorteile und erweitern damit den Funktionsumfang erheblich, haben aber auch Schwachstellen. Wir bieten eine Übersicht.
Was ist Voice over IP?
Spätestens mit der zunehmenden Verbreitung von flächendeckenden Internetanschlüssen in Haushalten um die Jahrtausendwende hat das Ende der analogen Telefonie begonnen. Die Hausanschlüsse ließen lediglich eine Verbindung zu. Der Nutzer konnte entweder im Netz surfen oder telefonisch erreichbar sein – aber nicht beides gleichzeitig. Digitale ISDN Anschlüsse sind an ihre Stelle getreten und verschaffen bis heute eine effektive Abhilfe. Denn sie lassen zu, dass über einen Anschluss mehrere Verbindungen aufgebaut werden können. Die Internettelefonie verabschiedet sich gänzlich von diesen alten Verfahren. Denn bei ihr werden die Signale verschlüsselt zwischen zwei SIP-Servern (Session Initiation Protocol) übertragen. Die Telefone sind dann nicht direkt mit dem jeweiligen Hausanschluss verbunden, sondern mit dem jeweiligen Router, der den Empfang und das Versenden der Datenpakete im World Wide Web übernimmt.
Das erleichtert die Handhabung maßgeblich. Nutzer von VOIP Telefonanlagen benötigen nämlich nicht zwangsläufig ein separates Telefon. Sie können auch ihr Smartphone, ihr Tablet und ihren Computer so konfigurieren, dass sie mit den Geräten Anrufe tätigen und empfangen können. Dazu benötigen sie lediglich einen sogenannten VOIP Client, den sie als eigenständiges Programm herunterladen und installieren können. User haben eine große Auswahl an unterschiedlichen Anwendungen, die zum Teil kostenlos erhältlich sind. Damit diese funktionieren, müssen nur die Zugangsdaten vom jeweiligen Anbieter eingestellt werden. Innerhalb weniger Minuten sind die Nutzer startklar. Wer lieber ein physisches Telefon verwenden möchte, hat auch diese Möglichkeit. Die Daten müssen zum Konfigurieren des Anschlusses im Menü des Routers eingetragen werden. Das Telefon wird in diesem Fall einfach per Kabel mit dem Router verbunden.
Übrigens, Sie sind nicht darauf beschränkt, sich auf ein Gerät zur VOIP Telefonie festzulegen. Es ist beispielsweise möglich, ein herkömmliches Telefon an einer zentralen Stelle in der Wohnung zu positionieren und im Arbeitszimmer den ohnehin genutzten Computer zum Telefonieren einzurichten. Durch den Router lassen sich Voraussetzungen festlegen, wie die jeweiligen Geräte auf eingehende Anrufe reagieren. Das Telefon im Büro klingelt dann nur zu bestimmten Zeiten oder bei bestimmten Anrufern. Wer im Homeoffice nicht gestört werden möchte, kann die Anlage auch so einstellen, dass der VOIP Client erst dann auf einen eingehenden Anruf reagiert, wenn das Telefonat nach mehreren Sekunden an keinem anderen Gerät entgegengenommen wurde. In den Einstellungen können Sie zudem Anrufe von bestimmten Telefonnummern blockieren. So vermeiden Sie, dass „lästige“ Verkaufsgespräche und Spamanrufe zu Ihnen durchringen.
Auf dem Markt gibt es eine Vielzahl unterschiedlicher Anbieter von VOIP Dienstleistungen. Innerhalb weniger Minuten können sich die Nutzer anmelden und erhalten eine Rufnummer mit einer Ortsvorwahl. Sie ist nicht von einer herkömmlichen Festnetznummer zu unterscheiden. Die VOIP Dienstleister bieten unterschiedliche Konditionen an, sodass die Nutzer ein Leistungspaket finden sollten, das ihren Vorstellungen entspricht. Sie können sogar mehrere Rufnummern und Anbieter in Ihren Geräten konfigurieren. Bei Bedarf ist es somit möglich, beispielsweise eine Rufnummer einzurichten, mit der das Telefonieren im Ausland günstig ist, und eine andere Rufnummer mit einer Flatrate für Inlandstelefonate. Die Nutzer brauchen dann nur noch vor ihren Telefonaten auszuwählen, welche Rufnummer sie verwenden möchten. Sie können auch eine Standardeinstellung wählen, sodass sie lediglich bei einer Abweichung den alternativen Anbieter auswählen müssen.
Achtung ist bei manchen Anbietern geboten, wenn Sie von diesen gleichzeitig Ihren Internetanschluss beziehen. Dann ist es unter Umständen nicht möglich, die VOIP Rufnummer außerhalb des eigenen Netzwerks zu verwenden. Bei den anderen Anbietern sind Sie weltweit mit dem Laptop, Tablet oder Smartphone unter Ihrer VOIP Rufnummer erreichbar, sofern Sie mit dem Internet verbunden sind. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um eine Verbindung zu einem Mobilfunk- oder WLAN-Netz handelt. Mit der passenden Smartphone-App ist auch sichergestellt, dass Sie auch bei einem Ausfall des Stroms oder des Internets zu Hause die „Festnetznummer“ weiterhin nutzen können. Durch die unabhängige Nutzung benötigen Sie keinen klassischen Telefonanschluss, um über eine VOIP Rufnummer erreichbar zu sein.
VOIP Neulinge sollten sich von den oben aufgeführten „Spielereien“ nicht verunsichern lassen. Eine unkomplizierte Nutzung eines einzelnen kabelgebundenen Geräts ist problemlos möglich und innerhalb weniger Sekunden konfiguriert. Damit unterscheidet sich die Benutzung von VOIP Geräten nicht wesentlich von herkömmlichen Telefonen.
Diese Vorteile bieten VOIP Telefonanlagen
Der flexible Einsatz der VOIP Telefonie gibt vor allem Telefonsekretariaten große Vorteile. Dabei handelt es sich um Dienstleister, die für andere Unternehmen Aufgaben im Bereich der Kunden- und Geschäftspartnerkommunikation übernimmt. Wer diesen Service in Anspruch nehmen möchte, teilt dem Telefonsekretariat einfach die Zugangsdaten für seinen Anschluss mit. Die Betreiber haben die Arbeitsplätze mit entsprechenden Softwarelösungen ausgestattet, sodass diese schnell konfiguriert sind und die Mitarbeiter rasch die Gespräche für die Kunden übernehmen können. Außerdem verfügen sie über zuverlässige Internetleitungen, die den Transfer von zum Teil großen Datenmengen bei simultaner Nutzung mehrere VOIP Anschlüsse problemlos ermöglichen.
Der Vorteil der modernen IT-Infrastruktur im Gegensatz zu klassischen Anschlüssen ist, dass es einfach ist, den Überblick über die Anrufer zu behalten – selbst wenn das Telefonsekretariat für mehrere Kunden tätig ist. Denn es ist stets nachvollziehbar, an wessen Anschluss ein Telefonat aufläuft. So ist sichergestellt, dass sich die Mitarbeiter stets mit der korrekten Firmenbezeichnung melden können, was die Seriosität erhöht.
Wer mit dem Gedanken spielt, ein Telefonsekretariat zu beauftragen, ist örtlich nicht gebunden. Das Unternehmen muss nicht in derselben Stadt ansässig sein. Auch eine internationale Zusammenarbeit über Ländergrenzen hinweg ist möglich. Theoretisch können Sie auch Personen auf einem anderen Kontinenten damit beauftragen, Ihren Telefonanschluss zu besetzen. In der Praxis dürfte sich die Umsetzung wegen möglicher Zeitverschiebungen als schwierig erweisen.
Die VOIP Technik lässt sich nicht nur zum Telefonieren nutzen. Faxe werden zwar in der heutigen Zeit nur noch selten verschickt. Doch mit einem Telefonsekretariat, das auch diese Dienstleistung anbietet, können Sie sicherstellen, dass Ihr Unternehmen auch per Telefax erreichbar ist.
Haben VOIP Telefonanlagen Nachteile?
Die VOIP Technologie bietet gegenüber ihren Vorgängern einige Vorteile. Doch wer sie nutzt, muss sich auch über die Schwachstellen bewusst sein. Eine betrifft die Sprachqualität, die von vielen Nutzern als verbesserungswürdig eingestuft wird. Beim Telefonieren werden gleichzeitig pro Sekunde bis zu 100 kbit für jeweils den Up- und den Download transferiert. Um eine gute Übertragung der Daten zu gewährleisten ist es wichtig, zum einen die richtigen Einstellungen am Router zu wählen (Priorisierung der Sprachpakete) und zum anderen nebenbei keine Anwendungen zu nutzen, die einen großen zusätzlichen Datentransfer verursachen. Im Mobilfunknetz stoßen die Nutzer ebenfalls schnell an die Grenzen des technisch Möglichen. Häufig lässt sich mit kabelgebundenen Geräten störungsfreie telefonieren als mit Computern und Smartphones, die über eine WLAN-Verbindung mit dem Router verbunden sind.
Beim folgenden Nachteil einer VOIP Telefonanlage handelt es sich um einen Faktor, der im Notfall zu einer bedrohlichen Situation führen kann: Wenn Personen die Notrufnummern 110 und 112 wählen, werden sie mit der jeweiligen Leitstelle verbunden, die ihrer Ortsvorwahl am nächsten ist. Das stellt im Normalfall kein Problem dar, da sich die Person unweigerlich dort befindet, wo der Hausanschluss zugeordnet ist. Das ist bei der Nutzung eines VOIP Anschlusses nicht zwangsläufig der Fall. Die Personen können sich wie bereits oben erwähnt auch an anderen Orten befinden. Wählen Sie eine der besagten Notfallrufnummern, läuft Ihr Anruf stets in der Heimat auf. Befinden Sie sich im Ausland, sind die dortigen Notfallnummern mit einer deutschen VOIP Registrierung nicht erreichbar. Diese Problematik ist ein wesentlicher Grund dafür, weshalb es bei manchen Anbietern ausschließlich möglich ist, die VOIP Rufnummer im Bereich des eigenen WLAN-Netzes zu verwenden.
Bei manchen Anbietern sind bestimmte Sonderrufnummern, für die eine erhöhte Gebühr anfällt, gesperrt. Diese Sperre lässt sich nicht umgehen. Für die Nutzer ist es in diesem Fall am einfachsten, die gesperrte Rufnummer mit einem Mobiltelefon anzurufen. Die anfallenden Kosten können bei Anrufen aus dem Mobilfunknetz höher sein als bei Festnetzanrufen. Dieser Nachteil der VOIP Telefonie dürfte im Alltag aber keine große Einschränkung darstellen.
